Wer Kosten senken möchte, muss die Zahlen kennen. Nur Unternehmen die die
eigene Reisestruktur kennen, sind in der Lage strategisch zu handeln.
Wie ITC Derpart Travel Service Firmenkunden dabei helfen kann, erläutert Jobst Christian Rottmann von DTS Derpart Travel Service Frankfurt am Main.
Herr Rottmann jun., warum sind Zahlen im Travel Management so wichtig?
Rottmann: Wer seine Zahlen nicht kennt, ist im Blindflug unterwegs und praktisch handlungsunfähig. Richtig verhandeln, steuern und sparen setzt Voraus dass das Unternehmen die wichtigsten Strecken und Ziele, Umsatzvolumen bei Flug- und Hotelpartnern kennt.
Welches sind die wichtigsten Kennzahlen?
Rottmann: Hängt sehr stark von den Zielen des Travel Managements ab. Grundsätzlich sollten alle Umsätze nach Leistungsart und Leistungsträger erfasst sein. Darüber hinaus sind sehr detaillierte Erhebungen möglich. Zum Beispiel Reisekosten- und deren Entwicklung pro Abteilung, Einhaltung der Reiserichtlinie oder auch durchschnittliche Vorausbuchungszeiträume.
Können Sie ein Praxisbeispiel nennen?
Rottmann: Einer unserer Kunden hat vergangenes Jahr festgestellt dass die Mitarbeiter in München 307 Roomnights mit Gesamtkosten von rund 80.000 Euro in Anspruch genommen haben. Der Umsatz verteilte sich auf 5 unterschiedliche 5-Sterne Hotels. Für 2011 wurden mit 2 Hotels Verträge geschlossen die Verfügbarkeit und eine günstigere Rate garantieren - der Umsatz als konzentriert. Die Ersparnis liegt bei etwa 10 Prozent pro Roomnight, oder anders gesagt: Bei voraussichtlich rund 8.000 Euro bzw. etwa 30 Freinächten gegenüber 2010.
Wie kann der Kunde diese Zahlen erfahren?
Rottmann: Klassischerweise aus den Reisekostenabrechnungen bzw. der Finanzbuchhaltung. Da aber deren primäre Aufgabe nicht in der Bereitstellung von Kennzahlen besteht, ist es meist sehr schwer darauf zurück zu greifen. Deswegen bietet wir, DTS Derpart Travel Service, unseren Kunden ein MIS Reporting Tool an, dass jederzeit die Reiseumsätze erfasst und zum Abruf bereit hält.
Seine Zahlen zu kennen ist das Eine, die richtigen Schlüsse zu ziehen etwas Anderes, oder?
Rottmann: Das ist richtig. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Analyse der Daten und geben Anregungen und Tipps welche Handlungsstrategien sinnvoll sind. Dabei hilft uns besonders, dass wir natürlich viele Geschäftsreisende und Unternehmen kennen - und somit wissen, welche Konditionen und Rabatte marktüblich gut oder verbesserungswürdig sind. Das Gleiche gilt für Verhaltensregeln zur Buchung von Geschäftsreisen: Kaum jemand weiss zum Beispiel, dass sich über alle Geschäfstreisenden gesehen, eine Ausdehnung des obligatorischen Vorausbuchungszeitraums für Flüge kaum auf die Umbuchungs-und Stornierungsquote auswirkt. Die Flugpreise 6 Tage vor Reiseantritt im Mittel aber 15 Prozent darunter liegen.
Kontakt: Jobst Christian Rottmann · DTS - Derpart Travel Service · Tel. 069 / 70 40 36 - 21 · jc@derpart-frankfurt.de
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