Unser Geschäftsreiseteam als interner Dienstleister für eine Kapitalbeteiligungsgesellschaft

Eine große Investmentgesellschaft hat sich bereits dazu entschlossen, ihre Reisebuchungen in einem Business Travel Center zu bündeln. ITC Derpart Travel Service hat die Firma dabei unterstützt ein Business Travel Center für alle Niederlassungen einzurichten.

Expedia, Opodo, Lufthansa.com, Reisebüro A, B und C: Täglich fallen in der Gesellschaft etwa 30 Reisebuchungen an. Egal ob zu einem Kundenbesuch, einem internen Training, Meetings oder die Wartung einer IT Infrastruktur an einem Standort - die Reiseplanung beschäftigt viele Mitarbeiter permament. Die Organisation im Haus, das weltweit operiert und mit "Operational and Investment Excellence" wirbt, war hierzu allerdings nicht optimal aufgestellt.

Drei Beispiele: Buchungen wurden über unterschiedlichste Plattformen abgewickelt. Am Ende des Geschäftsjahres konnte das Accounting zwar eine ungefähre Summe der Reiseausgaben beziffern - ein Gliederung nach Leistungsarten und Leistungsträgern war jedoch unmöglich: an ein zentrales Einkaufsmanagement ebenso wenig.

Zwar exisitiert eine zentrale Reiserichtlinie, ein Monitoring der Einhaltung war jedoch zentral unmöglich. Praktisch war es unmöglich abzuschätzen, welchen Einfluss eine Änderung des Reiseverhaltens auf die Reiseausgaben hätte.

In der Regel werden die Reisebuchungen durch die Assistenten erledigt. Da Umbuchungen für Reisende unterwegs sehr aufwändig zu koordinieren sind, ist der Anteil voll flexibler (sehr teuerer) Flugtarife über 95 %.

Um sein Travel Management effizienter zu gestalten und stärker auf die zentralen Bedürfnisse des Unternehmens eingehen zu können, ohne Verzicht auf Komfort für den einzelnen Reisenden, entschloss man sich einen zentralen Reisebüro Partner einzusetzen.

Das Unternehmen lud mehrere Travel Management Anbieter zur Vorstellung ein. ITC Derpart Travel Service konnte sich mit seinem "Boutique" Firmendienst Ansatz durchsetzen und wurde beauftragt.

Wichtigstes Ziel war es einen qualitativ hochwertigen und persönlichen Service zu erhalten und insgesamt das Business Travel Management strategisch neu auszurichten. Dies sollte auf Basis standartisierter Prozesse und Daten geschehen.

Derpart Travel Service Frankfurt stellt ein zentrales Business Travel Team auf, welches zukünftig für alle 5 Niederlassungen arbeitet. In diesem Team werden Aufgaben im Zusammenhang mit dem Geschäftsreise Management unter einem Dach zusammengeführt.

ITC Derpart Travel Service hat dafür 5 Serviceelemente vorgeschlagen:

1. Persönliches Serviceteam mit festen Ansprechpartnern

2. Ergänzung durch ein zentrales 24h Helpdesk

3. Implementierung eines optional nutzbaren Online Buchungssystem

4. Zentrale Administrationsservices (Rechnungsstellung, Statistik etc.)

5. Ein fester Ansprechpartner für das Accountmanagement

Der Administration Partner der Investmentgesellschaft spricht deshalb gern von "unserem eigenen Business Travel Team". "Das Team" so Andreas O. "ist viel mehr als ein Reisebüro. Die Kolleginnen sind kompetent, denken mit und handeln im Sinne meiner Interessen."

Die Firma zieht insgesamt ein sehr positives Fazit: "Durch die Bündelung aller Buchungsvorgänge haben wir ein einheitliches Qualitäts- und Serviceniveau und erzielen auf Dauer substantielle Einsparungen ohne Service oder Komfortverlust", sagt Manuela R., Head of Financial Services Europe. Bereits wenige Tage nach dem Start konnte das Unternehmen erhebliche Kostensenkungen realisieren. Zurück zum Beispiel voll flexible Flugtarife: Da Umbuchungen / Aufzahlungen nun unkompliziert im Geschäftsreise Serviceteam vorgenommen werden können - ist die Quote der voll-flexiblen Flugtarife bereits auf unter 60 % gefallen.

Entgegen der Warnungen man sei alles andere, als ein einfacher Kunde sind unsere Erfahrungen mit der Gesellschaft absolut positiv. Freundlichkeit, Kompetenz und unternehmerisches Handeln überzeugen offenbar sogar die Skeptiker!

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